Cómo organizarte mejor en el trabajo o los estudios

Hoy os traigo un artículo en el que voy a comentaros algunos consejos, aplicaciones y métodos que pueden ayudaros a organizaros mejor en los estudios. Ya sea en la escuela, en la universidad o incluso en el trabajo. La tecnología está para aprovecharla y qué menos que utilizar nuestros móviles y ordenadores para hacernos más fácil el día a día.

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Voy a abordar dos puntos principalmente: la organización de los horarios y el recordatorio de tareas. Además en cada uno de los puntos adjuntaré aplicaciones que personalmente utilizo y funcionan perfectamente para dividir horarios, crear adherencia o simplemente ser más productivos.

Gestiona tus horarios desde un smartphone

Sin duda lo peor de empezar las clases o cualquier trabajo que tenga un horario fijo semanal es que tienes que adaptar tu día a día a las exigencias de un horario concreto. Además te verás obligado a compaginar este ritmo frenético con actividades paralelas, aficiones e incluso otros trabajos.

Aquí te recomiendo que utilices Google Calendar para trasladar tu horario semanal a una plataforma donde es mucho más fácil e intuitivo seguir las horas de trabajo, estudio y demás actividades. En esta aplicación, además de poder utilizarla en el escritorio y el móvil, podrás añadir los eventos que va a tener tu día para saber qué horario, donde y a qué hora tendrás determinadas asignaturas, turnos, etcétera…

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Ejemplo de configuración de horarios para la universidad

Lo que yo hago es pasar todas las clases que tengo a una semana en concreto y desde ahí hago que se repitan todos los días hasta diciembre por ejemplo. Existe una opción que te permite hacerlo y te ahorras tirarte media hora en el ordenador introduciendo datos. En mi caso pongo el nombre de la asignatura en cuestión, el número de la clase y la hora a la que tengo que asistir, así se hace mucho más fácil distinguir los espacios temporales y en un par de semanas ya tendrás el horario prácticamente memorizado. Además como la mayoría de calendarios en Android y iOS se sincronizan con Google Calendar tendrás tus eventos en todas las aplicaciones de este tipo.

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Today Calendar para Android 

Para hacerlo más útil todavía te recomiendo que utilices un widget en tu dispositivo móvil (ya sea Android o iOS) para que tengas en un vistazo lo que tienes que hacer en el día. En Android te recomiendo o bien el widget oficial de Google Calendar o la aplicación Today Calendar. Yo utilizo la segunda pero cualquiera es válida y existen un montón de alternativas. En iOS puedes utilizar aplicaciones como Google Calendar o Fantastical.

Las tareas, trabajos, informes… Todo en un único lugar

Tanto como si estudias como si trabajas vas a tener que anotar cosas, preparar otras cuantas y tener previsto tareas para un futuro no muy lejano. Soy de aquellos que piensa que unificar todo lo que tienes que hacer en un único lugar es muchísimo mejor que andar con varias plataformas físicas y digitales a la vez. Mi uso personal se basa en utilizar Wunderlist o GTask para crear listas y dentro de las mismas añadir las tareas que pertenezcan a cada tipo. Por ejemplo en Wunderlist tengo una lista para la compra en la que he incluido a mi familia para que cuando vayamos a comprar sepamos qué falta y qué hemos comprado ya. También tengo otras listas sobre artículos pendientes, artículos ya publicados, sobre trabajos a medio plazo y demás historias.

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Wunderlist en macOS
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GTask, un gestor de tareas integrado con Google Task

Lo que si he separado son las tareas cotidianas que no entran en ninguno de los apartados anteriores, ahí entra en juego GTask que me permite ir añadiendo tareas con distintos niveles de prioridad y también tiene listas. Aquí meto todo lo que me mandan en la universidad pero tu puedes utilizarlo para cualquier otro cosa, o si por ejemplo eres de planificar la semana antes de que empiece cualquiera de estas dos aplicaciones debería funcionarte perfectamente bien.

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Puedes utilizar Google Calendar para anotar tareas diarias

También si no te quieres complicar puede añadir las tareas a Google Calendar,  pero en mi opinión es más engorroso que utilizar una aplicación distinta, así separas mejor el día a día y las cosas menos importantes.

Bonus: time boxes y pomodoro timer

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Las time boxes o también llamadas cajas de tiempo en español son básicamente eso, una vez tengas tus horarios establecidos (y trasladados a Google Calendar), ve añadiendo estas cajas en la que puedes poner el tiempo que vas a dedicar las tareas que tengas en tu día a día. Si por ejemplo necesitas estudiar durante una hora y media, ubica esa franja de tiempo en un momento del día que tengas disponible y cíñete a ella. De esta manera vas creando un hábito y te será más fácil adaptarte a aquellos días que estés muy ocupado o tengas muchas cosas que hacer. Son realmente útiles si no sabes por donde empezar el día.

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Y por último el método pomodoro, del cual he hablado ya muchas veces en Bornem y lo considero una herramienta indispensable. Según este método encontramos varias fases:

  • Escoge una única tarea en la que enfocarte.
  • Dedícate a ella durante 25 minutos sin distracciones y de manera continua.
  • Descansa durante 5 minutos.
  • Repite los pasos anteriores.

De esta manera te aseguras que tras un par de sesiones puedes ir finalizando tareas muy fácilmente y sin que se haga muy pesado. Durante los descansos evita el teléfono móvil y opta por salir a dar una vuelta o a tomar algo. Además esto es totalmente personalizable dependiendo del tiempo que quieras dedicarle a las tareas, juega con el tiempo de enfoque y los descansos para ser mucho más productivo en tu día a día.

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Así que ya sabes, empieza a organizarte porque las tareas no se van a hacer solas. Cuanto antes empieces a adoptar técnicas de productividad antes, y con más eficiencia, podrás quitarte de en medio todo lo que tengas que hacer. Como digo en el título puedes aplicarlo en todos los ámbitos tanto como si eres estudiante como si trabajas.

Aplicaciones que aparecen en el artículo:

  • Wunderlist: descárgala para varias plataformas.
  • GTask: descárgala en Android y en iOS.
  • Google Calendar: disponible en todas las plataformas.
  • Today Calendar: disponible en Android.
  • Fantastical: disponible en iOS.